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Silo Mentalität in (teilweise) virtuellen Teams: Wie kann man diese Barriere überwinden?

Die sogenannte “Silo Mentalität” beschreibt den Widerwillen Informationen an Mitarbeiter von verschiedenen Abteilungen derselben Organisation weiterzugeben. Dabei ist gerade diese abteilungs- und hierarchieübergreifende Kommunikation essenziell für die Vertrauensbildung und das Überwinden vieler Barrieren die in (virtuellen) Teams entstehen.

Was ist ein Silo und vor allem, was hat es mit unseren Unternehmen zu tun?

Silos werden in der Agrikultur für die Lagerung von großen Mengen Getreide und anderen Tierfutterprodukten genutzt. Sie werden aber auch in der Industrie verwendet, zum Beispiel für Kohle, Zement, Ruß oder Holzspäne. Generell wird verhindert, dass sich die verschiedenen Erzeugnisse in den Silos vermischen. Weiters haben Silos nur eine einzige Öffnung ganz oben, durch die das gewählte Produkt in den Behälter kommt. Deshalb wird die Metapher der „Silo-Mentalität“ im Business-Kontext eingesetzt, um das Fehlen von ausreichendem Informationsfluss, Zusammenarbeit oder Verbindungen zwischen den verschiedenen Abteilungen einer Firma zu beschreiben.

Silodenken gibt es nahezu überall. In jedem Betrieb, jeder Organisation, jeder Abteilung. Es ist jedoch klar, wenn man immer mit denselben Personen, Modellen und Zugängen arbeitet, wird man leicht blind für neue Ideen und Sichtweisen. Das kann der Innovation und der Weiterentwicklung des Unternehmens erheblich schaden. Oft hemmt die Silomentalität Kooperation und Fortschritt, weil jede Abteilung in einer Organisation nur für sich arbeitet. Silos in Organisationen entstehen vor allem dann, wenn es unterschiedliche Abteilungs- und Organisationsziele gibt, wenn zwischen den Abteilungen um REssourcen und Budgets gebuhlt wird und natürlich auch, wenn das Bewusstsein für die Thematik fehlt. Hier soll dieser Artikel Abhilfe schaffen!

Wenn man ein paar Kleinigkeiten beachtet und die richtigen Tools kennt und einzusetzen weiß, können Silos abgebaut, bzw. sogar aus dem Weg geschafft werden.

Wie kann man Silos beseitigen und zu einem produktiveren Team werden?

Informations- oder Kommunikationssilos können in verschiedenen Situationen auftreten. Ein Beispiel wäre etwa die Fusion zweier Firmen. Manchmal gewinnt in diesen Fällen die „wir“ gegen „sie“ Mentalität die Oberhand. Virtuelle Teams sind in dieser Hinsicht speziell gefährdet, da zwischen den Mitgliedern überhaupt keine oder kaum physische Nähe besteht. Um trotzdem ein Gefühl der Zugehörigkeit für alle zu generieren, können folgende Punkte beachtet werden:

Sprache als wichtiges Vehikel

Um aus einer “wir” vs. „sie“ Mentalität zu entkommen, reichen manchmal schon kleine Gesten aus. Ein Beispiel wäre konsequent alle Teams zusammen mit „wir“ anzusprechen. Die Sprache ist ein einflussreiches Werkzeug und kann einen erheblichen Einfluss auf die Bindung zwischen den Mitarbeitern haben.

Die Mischung machts!

Kurze, abteilungsübergreifende Meetings sind die perfekte Möglichkeit um Ideen auszutauschen und zu diskutieren. Die Zeit kann aber auch einfach genutzt werden um Platz für die Entwicklung zwischenmenschlicher Beziehungen zu schaffen. Socialising ist vor allen in virtuellen Teams ein wesentlicher Erfolgsfaktor. In Projektorganisationen stellt auch die sich ändernde Zusammensetzung der Teams eine Möglichkeit dar, Silos abzubauen.

„Austauschprogramme“ für Mitarbeiter

Columbus360 etwa bietet Mitarbeitern von Organisationen Expeditionen in neue Länder und Kulturen, für einen Zeitraum von einem bis sechs Monaten an. Die Planung, Logistik und die Bearbeitung aller benötigten Dokumente wird vollständig übernommen und eine Unterkunft sowie eine professionelle Arbeitsinfrastruktur nach modernsten IT-Sicherheitsstandards werden bereitgestellt.

Weiters wäre es wichtig auch zu überlegen, wie man internen Wettbewerb um Ressourcen und Budgets reduzieren kann, mehr Austausch zwischen Teams und Abteilungen durch bspw. Jobrotation, oder Shadowing forcieren kann und Vernetzung im Unternehmen allgemein fördern.

Welche Tools oder Plattformen können Organisationen dabei unterstützen Silos abzubauen?

Eine weitere Möglichkeit wäre, Plattformen zu verwenden die entwickelt wurden, um genau diese Hürde zu überwinden und Mitarbeiter aus verschieden Teams und Abteilungen näher zusammen zu bringen.

Mysteryminds ist eine der Organisationen die Konzepte anbietet, die genau das ermöglichen. Darunter Mystery Coffee, Mystery Lunch oder Mystery Brainstorming. Die Grundidee hier besteht darin Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen auf willkürliche Art zusammen zu würfeln – entweder für eine Kaffeepause, ein Mittagessen oder eine Brainstorming Aktivität.

Je nach den Zielen des Unternehmens, kann der Algorithmus programmiert werden um Mitarbeiter nach Abteilung, Geschlecht, Alter oder sogar nach Erfahrung in der Organisation zu kombinieren.

Bei Interesse können Firmen ihre Mitarbeiter für diese Mystery Coffees oder Mystery Lunches anmelden. Diese bekommen dann ein Formular zugeschickt in dem verschiedene Informationen wie Sprache, Standort, Abteilung oder Interessen, etc. angegeben werden können. Nachdem die Formulare ausgefüllt sind, bekommen die Teilnehmer via E-Mail eine Einladung mit ihren „Partnern“ für die Kaffee- bzw. Mittagspause. Dadurch, dass so viele Unternehmen ihre Arbeit in ein virtuelles Umfeld verschieben mussten, hat sich natürlich auch die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander verändert. Folglich ist dies auch eine Möglichkeit, um virtuelle Kaffeepausen mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen einzuführen.

Organisationen mit globalen Operationen müssen, wenn sie Instrumente wie Mystery Coffee, Mystery Lunch oder Mystery Brainstorming verwenden wollen, einige Dinge beachten. Vor allem verschiedene Sprach- und Zeitzonen müssen berücksichtigt werden. Weiters variiert die Kaffee- und Essenskultur von Land zu Land. In Spanien beispielsweise, ist es normal, dass die Kaffee- oder Mittagspause der Mitarbeiter bis zu zwei Stunden dauert, während Mitarbeiter in England kürzere Pausen bevorzugen.

Fazit

Abschließend bleibt nochmals festzuhalten, dass Kommunikations- und Informationssilos große Hindernisse für Unternehmen sein können, da sie ihre Innovation und Weiterentwicklung sehr verlangsamen oder sogar gänzlich verhindern. Weiß man aber auf was man achten muss, und weiß existierende Plattformen zu nützen, ist die Silo-Mentalität leicht abzubauen bzw. zu verhindern.

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