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Back to the office nach langem Home Office – Ja eh, aber wie?

Nachdem oft jahrelang diskutiert wurde, ob nun Remote Work oder Home-Office völlig unmöglich, „interessant aber nichts für uns“ oder zumindest einen Versuch wert ist, hat Covid19 einfach Fakten geschaffen. Nun heißt es aber wieder „back to work“ oder etwa nicht?

Autor: Harald Steindl

 

Die Covid19-Pandemie hat Unternehmen in einen organisatorischen Notfall gezwungen. Praktisch alles war erlaubt, solange der Betrieb nur halbwegs aufrecht erhalten blieb. Mit zunehmender Normalisierung kehrt nun jedoch wieder der Alltag ein und damit der Wunsch nach maximaler Effektivität und Effizienz. Doch welcher Alltag wird das sein?

Ein paar Fakten scheinen fix zu sein

  • Es werden nicht mehr alle Mitarbeiter jeden Tag zurück ins Office kommen. Remote Arbeit ist hier, um zu bleiben. Wie viel und in welcher Form wird sich zeigen, aber der Home-Office-Geist geht nicht mehr zurück in die Flasche.
  • Das neue Office wird den Mitarbeitern mehr bieten müssen als nur einen Schreibtisch. Kollaborations-Zonen, Shared Desk Konzepte, neue Meetingräume und vieles mehr, was man als maximale Flexibilität beschreiben kann, transformiert einen ehemals stabilen Office-Apparat in eine dynamische Struktur mit dem Schwerpunkt auf optimale Zusammenarbeit.
  • HR ist massiv gefordert, Regeln und Prozesse zu finden, die sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen fair, nachvollziehbar und umsetzbar sind. Auch die Kollegen vom Facility Management und der IT müssen Ihren Teil bei dieser Transformation der Arbeitswelt leisten.

An dieser Stelle drängt sich eine zentrale Frage einfach auf: Wie organisieren wir das alles?

Zur Verdeutlichung ein Beispiel aus der Praxis:

Ein Unternehmen einigt sich darauf, dass es post-Covid19 ca. 40% Remote Work geben soll. Die Erfahrungen während der Pandemie waren durchwegs positiv und so man erhofft sich bessere Mitarbeiter-Zufriedenheit. Und ja, natürlich, auch spürbare Einsparungen im Flächenbedarf. Während es also früher 10 Schreibtische für 10 Mitarbeiter gab, strebt man nun ein „7 für 10“-Verhältnis an. Man vertraut auf die Selbst-Organisation der Mitarbeiter bzw. der untersten Teamebene und belässt es beim einfachen „unsere Mitarbeiter können max. 40% Home-Office machen“.

Aber was passiert?

  • Eine erstaunliche Mehrheit von Mitarbeitern beschließt, jeweils den Montag und Freitag als Home-Office Tage zu fixieren. Offenbar will sich niemand den Montag-Früh bzw. den Ab-ins-Wochenende Verkehrsstau antun. Zwei von fünf Tagen entspricht exakt 40%, passt also.
  • Schon nach kurzer Zeit „menschelt“ es jedoch gewaltig. Teamleiter beklagen sich lautstark, dass am Wochenrand „niemand“ da ist. Aber auch viele Mitarbeiter sind frustriert, weil manche Kollegen nur schwer dazu zu bewegen sind, auch einmal am Freitag ins Office kommen.
  • Der Plan mit dem 7/10 Verhältnis bei den Arbeitsplätzen erscheint völlig utopisch, weil Di, Mi und Do praktisch die ganze Belegschaft kommt und 100% der Schreibtische belegt. Die ersten Versuche in manchen Abteilungen ehemalige Schreibtisch-Flächen umzuwidmen, endet in sofortigen Beschwerden. Für die Facility-Kollegen ist die Reduktion der Tische völlig unrealistisch. Detto der Wunsch, die Anzahl der teuren Parkplätze zeitnah reduzieren zu können.
  • Der externe Kantinen-Betreiber, der gerade eben seinen Betrieb wieder öffnete, murrt laut vernehmlich, weil die massiv schwankenden Gästezahlen keine seriöse Vorplanung erlauben.
  • Die Putzbrigade reinigt unverdrossen weiterhin täglich alle Büros, ganz egal, ob wer da war oder nicht.
  • Last but not least sieht das Management den Plan von New Work schon nach kurzer Zeit als vollständig gescheitert an, sowohl in Hinblick auf Mitarbeiter-Zufriedenheit als auch auf der Kosten-Seite. Die vermeintlich logische Annahme, dass 40% Homeoffice zumindest eine Verminderung von 30% des Schreibtisch-Bedarfs ergeben sollte, wird zur Fantasie.

Wer nun glaubt, dass habe ich mir alles nur so ausgedacht, der irrt. Exakt diese Erfahrungen machen aktuell viele Unternehmen. Was ist also falsch gelaufen?

Was lief falsch?

Es wurde schlicht darauf vergessen, dass die massiv erhöhte Flexibilität einen vergrößerten Bedarf an Organisation erfordert. „It is hard to make it easy” sagt der Brite.
Genau hier kommen Workplace Management Systeme ins Spiel.

In meinen Beratungsprojekten häufen sich die Anfragen nach technischen Lösungen für diese organisatorischen Aufgabenstellungen. Während früher nur wenige Ressourcen wie z.B. Meetingräume von einem Buchungssystem verwaltet wurden, so wird nun jeder einzelne Schreibtisch disponierbar und somit Teil eines hochdynamischen Systems.

Kernfunktionen von Workplace Management Systemen

Beispielhaft nachfolgend einige Kernfunktionen solcher Workplace Management Systeme:

  • Mitarbeiter-App auf dem Smartphone. Damit planen die Mitarbeiter ihre Arbeitswoche, buchen also In-Office-Tage im Voraus bzw. setzen einzelne Tage auf „Home-Office“ oder „Ich arbeite nicht“. Schließlich ist die Zeit vorbei, wo man aus einem „ist nicht da“ auf „arbeitet heute auch nicht“ schließen konnte. Parallel zur App am Handy funktioniert das auch per Webbrowser oder an einem Kiosk direkt in der Lobby. Die Mitarbeiter-App wird zum Intranet 2.0 und liefert alle nötigen Informationen zur optimalen Organisation der Arbeitswoche. Und liefert wertvolle Daten!
  • Die zur Verfügung stehenden Ressourcen wie etwas Besprechungs-Zonen aber auch Einzel-Schreibtische stehen dynamisch zur Buchung. Wie viele das sind, kann sich aufgrund von Vorschriften (Stichwort Mindestabstände!) bekanntlich täglich ändern. Gleichfalls müssen Regeln wie „max. 50% Belegung pro Stockwerk“ natürlich umgesetzt werden.
  • Das System unterstützt Teamarbeit, indem es proaktiv In-Office-Tage vorschlägt.
    Motto: „Nächste Woche wäre Mittwoch sehr gut um Ins-Office-Kommen, weil da auch x von y Deiner Teamkollegen da sein werden.“ Selbstverständlich schlägt das System dann auch einen Schreibtisch in unmittelbarer Nähe zu den Teamkollegen vor oder empfiehlt überhaupt gleich ein gemeinsames 30-Minuten Meeting zum gegenseitigen Update.
  • Das dahinterliegende Regelwerk ist jederzeit anpassbar. An wie vielen Tagen pro Woche ist Home-Office möglich bzw. erwünscht? Ab wann ist das Home-Office Kontingent erschöpft, um folglich eine Kern-Mannschaft im Office zu haben?
    Oder umgekehrt: Nachdem alle verfügbaren Schreibtische gebucht sind, gibt es leider keine In-Office-Plätze mehr für den nächsten Donnerstag. Für Dich, für Deine Abteilung, für die ganze Firma.
  • Automatismen sorgen für Fairness: Beispielsweise Home-Office-Freitag max. zwei Mal pro Monat. Oder eine maximale Vorbuchungszeit. Damit wird verhindert, dass sich ein Mitarbeiter gleich für die nächsten 12 Monate das Einzelbüro mit der großartigen Aussicht reserviert.
  • anonymisierte Buchungs-Reports gehen automatisch z.B. an Kantinenbetreiber, damit diese vorab anhand der Anzahl der zu erwartenden Mitarbeiter disponieren können.
  • Reinigungs-Personal erhält detaillierte Infos bis zum einzelnen Schreibtisch. Arbeitet ein Mitarbeiter drei Tage hintereinander, so braucht der Tisch nur einmal gereinigt werden. Hingegen muss gründlich desinfiziert werden, bevor ein neuer Mitarbeiter an einen benutzten Schreibtisch darf. Bis zur erfolgten Reinigung ist der Tisch blockiert.

Office-Hoteling

Wen das alles an einen Hotel-Betrieb erinnert, der liegt goldrichtig! Office-Hoteling ist das Buzzword und beschreibt das neue Büro perfekt.

Der Mitarbeiter als Gast im Office, dem man den Aufenthalt so angenehm wie möglich gestaltet. Dem man alle nötigen Ressourcen zur Verfügung stellt aber trotzdem jederzeit die Kosten im Hinterkopf behält. Damit das nach vorne leicht und locker erscheint, ist im Hintergrund eine gehörige Portion Arbeit nötig.

HR ist hier an zentraler Position beim Design, bei der Umsetzung und beim Betrieb einer solchen Management-Lösung. Die erhöhte Flexibilität bedingt eben neue Regeln bzw. angepasste Strukturen. Nicht um die Mitarbeiter zu gängeln, sondern um ihnen im Rahmen der Möglichkeiten die bestmögliche Arbeitsumgebung bieten zu können und gleichzeitig eine optimale Auslastung der Unternehmens-Ressourcen zu ermöglichen.

Die Kosten-Seite

Sie fragen sich nun vielleicht, ob solche Systeme mit großen Kosten verbunden sind. Es wird Sie überraschen: Selbst mächtige Systeme mit einer Vielzahl an Funktionen kosten selten mehr als nur ein paar Euro pro Mitarbeiter und Monat!

In anderen Worten: Um den Gegenwert von wenigen Minuten pro Monat (!) Arbeitszeit-Kosten können Organisationen hochdynamische Arbeitsplatz-Modelle für die Mitarbeiter ausrollen und endlich die angepeilten Kostenreduktionen im Flächenbedarf realisieren.

Daten & Fakten: ein Zahlen-Check

Zum Ende sollen drei Zahlen verdeutlichen, dass Ihr Unternehmen keinesfalls allein ist bei Projekten rund ums Thema „Neuer Arbeitsplatz“. Technik allein wird es nicht richten, aber auf Technik zu verzichten, wäre eine vergebene Chance, die aktuellen Herausforderungen bestmöglich zu lösen.

  • 87% der Mitarbeiter sind unzufrieden mit ihrem bestehenden Office (Quelle: Hybrid Workplace Study, CISCO im Oktober 2020)
  • 95% der Unternehmen sehen intelligente Technologie als die primäre Lösung
    zur Verbesserung des Arbeitsumfelds (Quelle: Hybrid Workplace Study, CISCO im Oktober 2020)
  • 66% der Unternehmen planen aktuell Office-Umbauten für besseren Support von hybriden Arbeitsmodellen (Quelle: Work Trend Index, Microsoft im Jänner 2021)

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen und Ihren Organisationen viel Erfolg bei der Umsetzung Ihrer Projekte.


Gast-Autor

Harald Steindl von HST Consulting betreibt eine Unternehmensberatung und beschäftigt sich primär mit Projekten im Spannungsfeld von Technik, Business und Unternehmensorganisation. Dazu zählen u.a. Raum- und Desk-Buchungs-Systeme, Workplace Management Software, Kollaborations-Technologie nicht nur im Meetingraum sowie Fragen des Facility Management und der Gebäudetechnik. Zu den Kunden zählen nationale und internationale Unternehmen. Auf seinem Blog unter www.haraldsteindl.eu werden aktuelle Themen herstellerunabhängig und mit dem nötigen Praxisbezug behandelt.


 

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