Einführung von Corporate Benefits | Der Weg von der Idee zur Umsetzung

Stolpersteine

Wo hakt es erfahrungsgemäß am häufigsten in der Umsetzung? Und wie lassen sich diese Hürden frühzeitig umschiffen?

Vielschichtige Stolpersteine

Anna Bauer, MSc (VBV): Wichtig ist, Corporate Benefits nicht isoliert zu betrachten, sondern als Teil einer konsistenten Employee-Experience-Strategie, die Kultur, Wertschätzung und Bindung stärkt. Daher sollte man es nicht zu operativ angehen. Entscheidend ist, dass sie sowohl von den Mitarbeitenden geschätzt werden, als auch zu den Werten des Unternehmens passen.
Als Beispiel: als Unternehmen der betrieblichen Altersvorsorge legen wir besonders Wert auf „finanzielle Vorsorge“ und „Gesundheit im Alter“: alle Mitarbeitenden der VBV erhalten eine Zusatzpension. Darüber hinaus bieten wir zahlreiche Gesundheits-Benefits, wie Vorsorgeuntersuchungen, Vorträge und psychosoziale Unterstützung durch MaVie. Nachhaltigkeit hat bei uns ebenfalls einen hohen Stellenwert, weshalb wir uns für das Jobticket und Jobrad statt für Firmenparkplätze entschieden haben. Ebenso ist eine gute interne Kommunikation entscheidend, um Benefits im Unternehmen sichtbar zu machen. Ein weiterer Stolperstein kann in der Administration liegen: Wenn ein Prozess zu kompliziert ist, leidet das gesamte Programm. Einfache, digitale Lösungen und Employee Self Service können die Administration in der HR-Abteilung erleichtern.

Christoph Monschein (Edenred): Am häufigsten hakt es in meiner Erfahrung bei der Akzeptanz. Benefits verpuffen, wenn sie an den Bedürfnissen vorbeigehen, zu kompliziert oder nicht allgemein nutzbar sind. Dem beugt man vor, indem man den richtigen Benefit wählt, Mitarbeitende früh einbindet, Feedback ernst nimmt und pragmatisch nachjustiert. Das schafft Vertrauen und erhöht die Nutzung.

Der zweite Klassiker ist unklare Kommunikation: Manche Unternehmen führen Benefits ein, erklären aber nicht verständlich, wie sie funktionieren – wo man sie findet, wie man sie einlöst, welche Fristen gelten. Mein Tipp: Schritt-für-Schritt-Anleitungen, kurze Erklärvideos, FAQs und konkrete Beispiele aus dem Arbeitsalltag. Ganz oft hat der Anbieter solche Informationen auch bereits gesammelt und gut aufbereitet in der Schublade – fragen kostet nix.

Drittens: technische Hürden. Wenn das System umständlich oder instabil ist, sinkt die Nutzung sofort. Deshalb vor dem Roll-out gründlich testen, auf Benutzerfreundlichkeit achten und einen klaren Support-Kanal anbieten. Der beste Benefit bringt nichts, wenn die Mitarbeitenden an der Nutzung scheitern.

Marion Kanalz (movevo): Im Prozess gibt es ganz unterschiedliche Stolpersteine und Hürden. Einerseits ganz zu Beginn, wenn nicht klar ist, warum man gewisse Benefits einführt und wie sie in das Gesamtkonzept passen. Später wenn man merkt, dass Benefits nicht genutzt werden oder niemand Bescheid weiß, was eigentlich alles so angeboten wird. Es ist nicht die Lösung möglichst viele Benefits anzubieten, sondern die die auch ankommen.

Häufig scheitert es aber gar nicht an dem konkreten Angebot, sondern an der fehlenden Planung der Verantwortlichkeiten und der Kommunikation. Wer ist für die Kampagne verantwortlich? Gibt es ein Reporting? Wie sollen die Mitarbeitenden davon erfahren? Wann ist ein passender Moment für die Einführung? Wer steht bei Fragen als Ansprechperson zur Verfügung? Wie wird der Erfolg gemessen?

Ein häufiger Stolperstein ist auch: Man fragt Mitarbeitende nach Feedback, setzt dann aber etwas ganz anderes um. Das sorgt schnell für Frust.

Kommunikation!

Mag. Joachim Schuller (GrECo International): Die größte Hürde liegt oft in der Kommunikation. Immer wieder hören wir die erstaunte Frage: „Warum wird ein Benefit nicht genutzt, obwohl er im Intranet ausführlich beschrieben ist?“ – Die Antwort: Niemand begibt sich detektivisch auf die Suche nach Benefits. Mitarbeitende müssen von Unternehmensseite aktiv und wiederholt auf Corporate Benefits aufmerksam gemacht werden. Benefits müssen einfach erklärt werden – insbesondere bei Vorsorge-Benefits ist dies ein extrem wichtiger Punkt. Und da holt man sich auch am besten Fachexperten mit an Bord. Das bedeutet: idealerweise macht man sich einen jährlichen Kommunikationsplan, holt sich kommunikative Unterstützung durch externe Benefit-Anbieter und ist sich im Klaren darüber, dass man wohl jedes Jahr wieder von vorne beginnt. Abschließend: meiner Erfahrung nach ist das Bündeln von Information zu mehreren Benefits – außer auf einer allgemeinen Informationsseite – kontraproduktiv. Konzentrieren Sie sich auf einen konkreten Benefit nach dem anderen und stellen Sie diesen individuell vor. Dann haben Sie auch die notwendige Aufmerksamkeit dafür. 

Rene Moser (Frutura): Erfahrungsgemäß entstehen Schwierigkeiten vor allem durch unzureichende Kommunikation. Mitarbeitende wissen oft nicht, welche Benefits es gibt oder welchen Mehrwert sie bieten. Ebenso wichtig ist eine ausgewogene Auswahl der Angebote, damit keine Ungleichbehandlung zwischen verschiedenen Mitarbeitergruppen entsteht – Neid und Frustration sind sonst vorprogrammiert. Eine frühzeitige, offene Einbindung aller Zielgruppen und klare Kommunikationsstrategien helfen, diese Hürden zu vermeiden.

Angebots-Inflation

Sonja Liebing, MSc (BDO): Erfahrungsgemäß scheitern Corporate-Benefit-Programme oft an typischen Stolpersteinen. Häufig sind Budgets knapp, das Angebot an Benefits groß, die Nutzungsraten aber gering. Wir sehen in vielen Unternehmen eine „Benefits-Inflation“, bei der zu viele Angebote bestehen, die nicht zu den Unternehmenswerten und Bedürfnissen der Mitarbeitenden passen. Dies kommt häufig gepaart mit mangelnder Kommunikation an die Belegschaft, wenig Orientierung und Klarheit über das Angebot. Mitarbeitende wissen schlicht nicht, was ihnen zusteht. Das verursacht hohe Kosten, aber wenig Mehrwert. Umso wichtiger daher, die aufgestellte Benefit-Strategie regelmäßig zu evaluieren mithilfe klarer Messgrößen, die gemeinsam mit HR, Finanzabteilung und Geschäftsführung definiert werden.

Es klingt erstmal kontraintuitiv, aber besser ist es oft, sich auf wenige, aber relevante Benefits zu konzentrieren, die einen echten Mehrwert für die Belegschaft bieten.

Abstimmungs-Bedarf

Peter Moll (Firmenradl): Ein häufig unterschätzter Punkt ist der Abstimmungsbedarf innerhalb des Unternehmens. HR will ein Benefit einführen, aber Payroll, Controlling oder auch die Rechtsabteilung wurden noch nicht involviert – das sorgt oft für Verzögerung. Auch die Kommunikation an die Mitarbeitenden ist manchmal zu technisch oder zu knapp gedacht. Gerade beim Fahrradleasing gibt es Fragen: Wie funktioniert die Gehaltsumwandlung? Was passiert, wenn ich kündige? Wir bringen hier die nötige Erfahrung mit, um Unternehmen durch diesen Dschungel zu begleiten. Wir stellen Materialien zur Verfügung, beantworten Fragen und nehmen den Unternehmen diese Aufgabe weitgehend ab. Wichtig ist außerdem: Auch wenn der Benefit für das Unternehmen kostenneutral ist, muss der Ablauf intern gut integriert sein. Wer diese Punkte von Anfang an berücksichtigt, vermeidet Stolpersteine.