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15 ½ Tipps für eine gelungene Mitarbeiterbefragung (Tipp 6-10)

Mitarbeiterbefragungen zählen zu den Standardinstrumenten der Personalarbeit. Studien gehen davon aus, dass 8 von 10 Großunternehmen in regelmäßigen Abständen Mitarbeiterbefragungen durchführen – verpflichtende Evaluierungen psychischer Belastungen nicht eingerechnet. Wir geben Ihnen (in 3 Beiträgen) 15 ½ Tipps für eine gelungene Mitarbeiterbefragung, die ihr Geld letztlich auch Wert ist.

15 1/2 Tipps in 3 Beiträgen:

15 ½ Tipps für eine gelungene Mitarbeiterbefragung

Egal ob als jährliche unternehmensweite Befragung organisiert oder als unterjähriges kompaktes „Stimmungsbarometer“ bzw. „Blitzlicht“ – für Mitarbeiterbefragungen lassen sich einige klare Empfehlungen zusammenstellen, die den Erfolg derartiger Initiativen steigern. Vor einiger Zeit habe ich dazu einen humorvollen Artikel zu den „Dont’s“ hier im HRweb geschrieben. Im aktuellen Beitrag möchte ich dies im Sinne einer Liste von konkreten Handlungsempfehlungen und damit „To Do’s“ praxisnah vertiefen.

Tipp 6: Ihre Befragung fragt nicht nur, sie spricht auch

Eine Befragung ist klarerweise ein Erhebungsinstrument und sollte daher auch einen methodisch korrekten und dem neuesten Stand der sozialwissenschaftlichen Erhebungstechnik folgenden Fragebogen besitzen. Ohne mich in Details verlieren zu wollen, hier paar Aspekte, die es zu beachten gilt (mit Negativbeispielen zur Illustration):

  • Neutrale Fragestellungen, die nicht suggestiv sind
    Schlecht: „Finden Sie nicht auch, dass man Müll trennen sollte?“
  • Klar formulierte Fragen, die eindeutig und nicht mehrdeutig sind
    Schlecht: „Gibt Ihr Vorgesetzter Ihnen zeitnah, konstruktiv, wertschätzend und offen Feedback“?
  • Disjunkte Antwortmöglichkeiten, die eine eindeutige Zuordnung zulassen
    Schlecht: „Wie oft tritt XY ein? – mehrmals täglich / zumindest 1x täglich / mehrmals wöchentlich / nie“
  • Fragen, die in der Aufarbeitung handlungsleitend sind und nicht pauschalieren
    Schlecht: „Sind Sie mit der Informationspolitik im Unternehmen zufrieden?“
  • Fragen und Fagenbatterien die validiert sind.
    Je nachdem, welchem Thema Sie sich widmen, ist es v.a. bei der Messung latenter Konstrukte (bspw. „Engagement“) wichtig Fragen und Fragenbatterien zu nutzen, die validiert sind. Teilweise kann jedoch auch eine nicht validierte Fragestellung wertvolle Erkenntnisse bringen (v..a. wenn es um explizite Themen und eine Einschätzung eigener Erlebnisse geht).

Vergessen Sie jedoch nicht: Ein Fragebogen spricht auch zu den Mitarbeitern. Bedenken Sie in Ihrer Mitarbeiterbefragung, dass der Fragebogen auch ein Kommunikationsinstrument ist. Die Themen, die Sie aufnehmen oder weglassen geben Ihren Mitarbeitern Auskunft über die Prioritätensetzungen der Projektleitung. Nehmen Sie 15 Fragen zu Gehaltsthemen auf, glaubt man ggf. Sie möchten das Gehaltssystem verändern. Nehmen Sie 0 Fragen zu Gehaltsthemen auf, wirft man Ihnen ggf. Feigheit vor, sich diesem Thema zu stellen. Es gibt hier keinen richtigen oder falschen Weg. Seien Sie sich aber des systematischen Gesamtzusammenhanges bewusst.

Tipp 7: Zeit ist relativ – aber absolut wichtig!

Mit Zeit als Tipp für eine Mitarbeiterbefragung meinen wir v.a. drei Aspekte:

  1. Wählen Sie einen Zeitraum für die Befragung, der günstig für eine Beteiligung der Belegschaft ist. Vermeiden Sie Haupt-Urlaubszeiten und ggf. Haupt-Belastungszeiten Ihrer Organisation oder seien Sie sich zumindest der „Nebenwirkungen“ bewusst.
  2. Wählen Sie für die Dauer der Befragung zumindest 14 Tage, abhängig von Mitarbeiterstrukturen und Arbeitszeitmodellen ggf. sogar mehr.
  3. Achten Sie darauf, dass möglichst rasch nach der Befragung ein erstes Blitzlicht vorliegt. Wir leben in einer Welt, in der man unmittelbares Feedback gewohnt ist. Dass eine qualitätsvolle Auswertung Zeit braucht, ist klar, aber fordern Sie Ihren externen Dienstleister an diesem Punkt.

An dieser Stelle sei auch die Frage beantwortet: „Wie häufig soll man Mitarbeiterbefragungen durchführen?“ Meine salomonische Antwort: „Die Befragungsgeschwindigkeit darf nicht größer sein als die Umsetzungsgeschwindigkeit.“ In der Praxis gibt es sehr viele Unterschiede mit ein-, zwei- oder dreijährigen Intervallen.

Tipp 8: Seien Sie benutzerfreundlich

Betrachten Sie Ihre Mitarbeiterbefragung immer mit den Augen der Nutzer. Machen Sie die Befragung zu einem positiven Gesamterlebnis, v.a. was Benutzerfreundlichkeit betrifft:

  • Halten Sie den Umfang einer Befragung (siehe Tipp 7) im Rahmen. Im Durchschnitt liegen viele Umfragen bei 45 bis 75 Fragen. Darunter geht es in Richtung Kurzinstrumente. Darüber in Richtung quälend-langer Instrumente. Bei 100 Fragen ist die Schmerzgrenze erreicht.
  • Achten Sie auf eine gelungene graphische Aufbereitung der Fragebögen in Print- und Online-Version. Ein ansprechendes und übersichtliches Layout stiftet Vertrauen und signalisiert Professionalität.
  • Formulieren Sie konkrete Fragen. Diese lassen sich leichter beantworten als vage und mehrdeutige Fragen.
  • Nutzen Sie bei Online-Befragungen technische Möglichkeiten aus: von „responsive design“ bis zu modernen Fragetypen, die hohe Antwortqualität mit Spaß beim Ausfüllen verbinden.

Ich bleibe hier aber nicht beim Fragebogen stehen. Benutzerfreundlichkeit bedeutet auch:

  • Führungskräften klare Instruktionen über ihre Rolle und ihre Aufgaben im Rahmen der Befragung zu offerieren.
  • Ergebnisberichte nach der Befragung handlungsleitend und lesefreundlich zu gestalten.
  • Klare Informationsquellen über die ich offene Fragen klären kann (bspw. FAQ-Dokumente) zu schaffen.
  • Letztlich auch die gesamte Verteilungs- und Einsammlungslogistik für Befragte bequem zu halten (bspw. Aufstellungsort von Befragungsurnen).

So können Sie über viele kleine Details die Beteiligungsbereitschaft Ihrer Belegschaft steigern.

Tipp 9: Erheben Sie eindeutig, was Sie auch eindeutig auswerten wollen

Das Um und Auf jeder Mitarbeiterbefragung ist aus meiner Sicht, Klarheit über die Erhebungs- und Auswertungsstruktur zu schaffen. Die Organisationsstruktur des Unternehmens sollte im Fragebogen daher so abgebildet werden, dass

  • eine erschöpfende, eindeutige und fehlerlose Zuordnung der Mitarbeiter möglich ist;
  • dennoch das Gefühl von Anonymität nicht gefährdet wird und klare Mindesterhebungs- und Mindestauswertungsgrenzen genutzt werden;
  • in der Auswertungsphase ein Ergebnisbericht für möglichst viele Organisationseinheiten möglich ist;
  • in der Auswertungsphase dennoch kein zu hoher Rekodierungsaufwand anfällt, der durch die nachträgliche Zusammenlegung von Einheiten entsteht.

Schon bei der Fragebogenkonstruktion müssen die Verwertungs- und Verwendungszusammenhänge der Ergebnisse mitbedacht werden. Es gilt, das Organigramm in einen Fragebogen zu übersetzen, Mindestauswertungsgrenzen zu berücksichtigen, Führungskräfte einzubeziehen/vorzuinformieren und Zuordnungsoptionen aus Mitarbeitersicht zu prüfen. Gerade in komplexen Organisationen ist das ein Hauptteil des gesamten Planungsaufwandes. Aber es ist gut investierte Zeit, denn durch ein klares Erhebungskonzept haben Sie für die Auswertungsphase bereits Vorarbeiten geleistet.

Tipp 10: Danach fragen oder aktiv herzeigen – es darf keine Black-Box geben!

Gerade bei Online-Mitarbeiterbefragungen gibt es vielfältige Möglichkeiten, um Daten zu erheben oder im Hintergrund technisch „mitzuschleifen“. Idealtypisch gibt es dabei zwei Varianten um beispielsweise die Organisationszuordnung einer Person zu treffen – hier illustriert am Beispiel einer klassischen Online-Befragung, bei der die Einladung per Email erfolgt:

  • Selbstzuordnung: Ich frage Hr. Max Mustermann im Fragebogen, in welcher Abteilung er arbeitet. Er ordnet sich selbst bspw. der Buchhaltung zu.
  • Vorzuordnung: Ich ordne Hr. Max Mustermann schon in den Email-Einladungslisten der Buchhaltungsabteilung zu. Er kann diese Zuordnung nicht freiwillig treffen. Dies wird voreingestellt und als Attribut von Hr. Mustermann technisch integriert.

Die Selbstzuordnung ist die Variante, die den Befragten das höchste Maß an Handlungsfreiheit bietet und damit Anonymität suggeriert. Ich sage absichtlich „suggeriert“, denn technische gesehen, mit einem professionellen Anbieter der Sie begleitet, sind in der Auswertung beide Varianten gleich anonym. Die Vorzuordnung ist die Variante, bei der es zu keiner Fehlzuordnung kommen kann. Bei Selbstzuordnungen ist in der Praxis mit möglichen Unschärfen zu rechnen.

Im Zweifelsfall rate ich, v.a. Organisationen mit hohen Anonymitätsbedenken, zu einer Selbstzuordnung. Falls Sie sich dennoch für eine Vorzuordnung entscheiden, empfehle ich, nur wenige Kriterien, vorwiegend die Organisationseinheit, zu nutzen. Nennen Sie diese Vorzuordnungen aktiv im Einladungsemail oder der Einleitung zum Fragebogen (bspw. „Dieser Fragebogen gilt für die Abteilung XY.“). Absolut abzuraten ist von Lösungen, bei denenSie Vorzuordnungen „heimlich“ mitschleifen und diese der Proband nicht sieht. Technisch zwar möglich, kann dies aber zu massiven Verstimmungen und maximaler Verunsicherung führen. Tun Sie es nicht!

Mehr Tipps folgen in Kürze

Eine Mitarbeiterbefragung kann Ihnen helfen wertvolle Einblick in Ihr Unternehmen zu erhalten und sinnvolle Lernfelder abzuleiten.

Mehr Tipps für eine gelungene Durchführung finden Sie im zweiten Teil dieser Artikelserie in ca. 2 Wochen im HRweb.

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