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Die E-Mail ist tot | Was steckt hinter diesem Mythos?

7 Mythen über die Zukunft der Arbeit stellte die Firma Colited zusammen, ein Interview dazu erschien unter dem Titel „7 Mythen über die Zukunft der Arbeit: von der Zukunft eingeholt?!“ Wir baten um mehr Details und bekamen einen Gastartikel „Die E-Mail ist tot“ … per Email geschickt. Voilà, wir lassen Sie gerne teilhaben:

Gast-Autorin: Daniel Holzinger (Colited)

Der Arbeitsplatz der Zukunft sowie Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesse beschäftigten uns schon seit Gründung der Colited 2011. Es sind immer wieder ähnliche Fragestellungen und Herausforderungen, mit denen sich Unternehmen konfrontiert sehen. In unserem neuen Booklet 7 Mythen über die Zukunft der Arbeit räumen wir mit den gängigsten Mythen auf und geben Empfehlungen zur Umsetzung im eigenen Unternehmen. Hier wollen wir heute den ersten Mythos vorstellen:

Mythos 1: Die E-Mail ist tot

Für viele Menschen ist der Arbeitsalltag mittlerweile zu einer Belastung geworden: Ständige Arbeitsunterbrechungen in Verbindung mit Aufgaben, die ein konzentriertes Arbeiten benötigen, verringern zunehmend die Produktivität. Zu den typischen Arbeitsunterbrechungen gehören immer noch E-Mails. Bildlich könnten die ständigen Unterbrechungen so beschrieben werden, dass einem Marathon-Läufer alle zehn Minuten der Schnürsenkel aufgeht. Unter Umständen wird er es so ins Ziel schaffen, eine Bestzeit ist jedoch kaum vorstellbar. Um Unterbrechungen radikal zu reduzieren wurde in manchen Organisationen versucht, die Kommunikation via E-Mails dramatisch einzuschränken. So versuchte ein französisches Technologieunternehmen 2011 mit seiner Zero-E-Mail-Kampagne auf diese Problematik hinzuweisen und binnen drei Jahren intern völlig auf E-Mails zu verzichten. Ein Ansatz, über den Jahre später nichts mehr zu lesen oder zu hören war.

Für Jugendliche spielt E-Mail bereits seit einigen Jahren eine eher untergeordnete Rolle. Hier sind mobile Messenger-Angebote angesagt (siehe JIM-Studie 2017): 94 % der deutschen Jugendlichen kommunizieren über WhatsApp und verwenden Instagram (57 %) und Snapchat (49 %) regelmäßig. Facebook hingegen verwenden mittlerweile nur noch ein Viertel aller Jugendlichen. Doch lässt sich dieser Umstand auch auf die Arbeitswelt anwenden? Ja, denn der Trend geht auch bei der Zusammenarbeit immer stärker zum virtuellen Arbeitsraum, in dem sich beispielsweise Projektteams treffen, asynchron kommunizieren und zusammenarbeiten. Exemplarisch sei hier Citrix Podio und COYO genannt. Solche Lösungen können als Social-Collaboration-Plattformen bzw. Social-Intranets bezeichnet werden. Die Anwendungen gehen aber weit über die des Projektmanagements hinaus: Sämtliche Abteilungen eines Unternehmens können darüber ihre Arbeit abwickeln, Dokumente teilen und ablegen, Beiträge verfassen, kommentieren und liken. Darüber hinaus können auch Aufgaben transparent zugewiesen werden. Alle beteiligten Personen kommunizieren so transparent über eine zentrale Plattform, ohne eine einzige E-Mail zu schreiben.

ExpertInnen sprechen bereits seit einigen Jahren von einem anhaltenden Trend, bei dem sich die Kommunikation von E-Mail zu Social-Collaboration-Plattformen verschiebt. Eine Befragung von Deloitte aus dem Jahr 2016 zeigt, dass 76 % der befragten Führungskräfte davon ausgehen, dass die E-Mail zunehmend von komplexeren (differenzierten) digitalen Tools verdrängt werden wird (Deloitte-Studie 2016 Transitioning to the Future of Work and the Workplace).

Dennoch wird die E-Mail in absehbarer Zukunft kein Arbeitsmittel der Vergangenheit werden, sondern zentrales Werkzeug in der internen und externen Unternehmenskommunikation bleiben. Hier liegt es an den Unternehmen, sinnvolle Regelungen einzuführen, die für einen verantwortungsbewussten und effektiven Einsatz sorgen – zum Wohle des Unternehmens und der MitarbeiterInnen.


Booklet


Gast-Autor

Daniel Holzinger begleitet Unternehmen und Organisationen auf der Reise zu neuen Arbeitswelten. Als Architekt neuer Arbeitsformen arbeitet er mit einem ganzheitlichen End-to-End Beratungs- und Transformationsansatz.
Er blickt auf mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Beratungs- und Informationstechnologie-Branche zurück. Dabei bekleidete er internationale Managementpositionen als COO, Vice President und Geschäftsführer in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Public Relations, Partnermanagement, Business Development, IT und HR. Darüber hinaus war er mehrere Jahre als Lektor für Marketing- und Vertriebscontrolling an der FH Wien tätig. Mit seiner Unternehmensberatung ist er langjähriger Kooperationspartner von LogMeIn.
Privat ist er passionierter Golfspieler, Bogenschütze und Wassersportler.
www.colited.com, www.workshifting.net


 

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