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Frühjahrsmüdigkeit ja. Befragungsmüdigkeit nein!

Mitarbeiter-Umfragen sollen Mitarbeiter einbeziehen und deren Meinungen berücksichtigen. Wenn man sie mit dem Befragungsvorhaben erreicht und zur Beteiligung bewegen kann. Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Herrscht Befragungsmüdigkeit?

Das Frühjahr ist da. Und damit wie jedes Jahr die Frühjahrsmüdigkeit in aller Munde. Ich möchte heute über eine andere Art von Müdigkeit sprechen, die aber ebenso in vielen Unternehmen in periodischen Intervallen einkehrt: Die Befragungsmüdigkeit.

Mitarbeiterbefragungen sind etablierte Instrumente und aus Unternehmen in vielen Aspekten der partizipativen Unternehmensführung und mitarbeiterorientierten Unternehmensgestaltung (noch) nicht wegzudenken. Sie haben sich – professionell durchgeführt und nachhaltig in den Ergebnissen verfolgt – in der Praxis als sinnvoll erwiesen. Und dennoch herrscht in Unternehmen immer wieder das Phänomen der Befragungsmüdigkeit. Woran liegt dies?

Arten von Teilnehmern und Nicht-Teilnehmern

Man könnte die Nicht-Teilnehmer einer Befragung vermutlich in die folgenden Gruppen unterteilen:

  • Der aktive Teilnehmer
  • Der passive Teilnehmer
  • Der aktive Nicht-Teilnehmer
  • Der passive Nicht-Teilnehmer
  • Der Abbrecher

Der aktive Teilnehmer ist der Idealfall. Er nimmt an der Befragung voll interessiert und engagiert teil und will mit seinen Antworten aktiv an der Unternehmensgestaltung mitarbeiten. Der passive Teilnehmer füllt demgegenüber zwar die Befragung aus, sieht dies aber eher als „Pflichterfüllung“ oder mit einer „Na gut, machen wir es halt…..“-Einstellung. Beide Gruppen partizipieren.

Der aktive Nicht-Teilnehmer entscheidet sich 100% bewusst gegen eine Teilnahme an der Umfrage. Er möchte grundsätzlich nicht an der Befragung teilnehmen und ignoriert entsprechend die Teilnahmeeinladungen. Der Mitarbeiter vertraut dabei entweder nicht darauf, dass die eigene Meinung zu einer irgend gearteten Verbesserung des Arbeitsumfeldes führen würde. Oder sogar noch umfassender: Er vertraut nicht darauf, dass mit seinen Antworten vertrauensvoll (auch im Sinne des Datenschutzes) umgegangen wird.  Der passive Nicht-Teilnehmer versäumt die Befragung aus irgendwelchen Gründen – ob Stress, Urlaub, Krankenstand oder Logistik. Er hat sich nicht aktiv dagegen entschieden, es „passiert“.

Bleibt noch eine weitere Personengruppe: Die Abbrecher. Dieser Personengruppe startet zwar die Befragung, beendet diese aber nie. Dabei gibt es meist die Frühabbrecher (auf Seite 1 oder 2 der Befragung) oder die im Laufe der Befragungslänge wegsterbenden. Bei Frühabbrechern tritt meistens etwas ein, dass zu einer aktiven Nicht-Teilnahme führt (bspw. man empfindet die Organisationseinheitenzuteilung als zu detailliert und doanonymisierend). Bei den mit der Befragungslänge „Wegsterbenden“ treten meistens Ermüdungserscheinungen ein oder man verliert aus anderen Gründen mit fortschreitender Dauer das Interesse.

Was tun gegen Befragungsmüdigkeit?

Der oberste und allerwichtigste Aspekt für eine hohe Rücklaufquote ist und bleibt es selbstverständlich den Nutzwert der Befragung für Mitarbeiter zu erhöhen. Nehmen Mitarbeiter eine Mitarbeiterbefragung als sinnvoll war, werden sie auch daran teilnehmen. Es geht also um die Frage der konsequenten Arbeit an den Ergebnissen (positiven wie auch negativen!!!), der Nachhaltigkeit in der Ergebnisbearbeitung und die Nutzung der gesamten Befragung als positives Instrument der Unternehmensentwicklung. Ist eine Mitarbeiterbefragung so positioniert und akzeptiert, sind hohe Rückläufe fast immer die Folge.

Es lassen sich viele Tipps rund um das Thema „Rücklaufquote steigern“ geben. Die wichtigsten sind auch in diesem früheren Artikel im HRweb zusammengefasst: Mitarbeiterbefragungen – Tipps für mehr Rücklauf. Ich möchte heute fünf ergänzende Aspekte geben die v.a. auch helfen können die Abbrecher im Boot zu halten, passive Teilnehmer zu aktivieren oder passive Nicht-Teilnehmer zu gewinnen.

  • Formulieren Sie den Fragebogen zugänglich
    Der Fragebogen ist nicht nur ein Erhebungsinstrument, er ist auch ein Kommunikationsinstrument. Entsprechend ist es auch essentiell auf die Schriftsprache in der Formulierung aller Texte zu achten. Zu schnell klingt ein Fragebogen nach „Management-Sprech“ und wird dadurch wieder weniger interessant für die Belegschaft. Je eher es gelingt durch einfache, klare Sprache zu überzeugen, umso eher erreicht man auch die Belegschaft.
  • Bauen Sie den Fragebogen didaktisch klug auf
    Ein Fragebogen muss nicht (und soll nicht!!!) 100 Fragen in monotoner Reihenfolge beinhalten. Fragebögen sind eine Literaturgattung und leben von Aufbau, Spannungsbogen, Abwechslung und thematischen Klammern die gezielt gesetzt werden. Dazu zählt auch eine entsprechende Seiten-Trennung in Online-Befragungen und einer klaren Navigation.
  • Bieten Sie Sprachoptionen
    Was manchmal übersehen wird: Die Sprache (im Sinne der Landessprache) per se ist nicht nur eine grundlegende Zutrittshürde zu einer Befragung sondern entscheidet auch über die Ausfüll- und Datenqualität. Wo möglich sollten daher Befragungen die Sprachkompetenzen der befragten berücksichtigen. Eine weitere Zusatzsprache ist meist ein geringer Zusatzposten im Vergleich zu Wertschätzung und Erreichbarkeit der eigenen Belegschaft gegenüber.
  • Nutzen Sie moderne technologische Gestaltungsmöglichkeiten aus
    Moderne Online-Fragebögen bieten viele Optionen Nutzern eine positive „User Experience“ zu bieten und damit stärker in eine Befragung zu involvieren und zum Weitermachen aktivieren. Nutzen Sie diese Möglichkeiten. Dies reicht von unterschiedlichen Skalentypen über angepasste Filterstränge bis hin zum allgemeinen Layout und „responsive design“ einer Befragung. Nutzen Sie ebenso die Möglichkeiten offener Kommentarfelder geschickt aus.
  • Räumen Sie technische Zugangshürden aus dem Weg
    Der Trend der Zeit geht in Richtung Online-Befragung, auch wenn bei Weitem noch nicht alle Mitarbeitergruppen online erreichbar sind. Entscheidet man sich als Unternehmen die gute alte Papierbefragung zu begraben, stellen sich dadurch neue Herausforderungen. Meist gibt es aber Lösungen: von allgemein zugänglichen Terminallösungen, über auf Papier überreichte Zugangsdaten für Online-Befragungen (bspw. TAN-Briefe, Code-Karten), über Leih-Tablets für Klassenzimmermethoden bis hin zur Bewerbung privater mobiler Endgeräte gibt es für jedes Unternehmen eine Möglichkeit Schritte zu setzen. Hürden zu beseitigen bedeutet hier auch Menschen Unterstützung zu bieten ggf. erstmals online teilzunehmen (bspw. Hilfe-Tutorials, klarer Support,…).

Die Rücklaufquote einer Mitarbeiterbefragung ist kein Selbstzweck. Sie ist aber sowohl Gradmesser wie viele Menschen vom Befragungsvorhaben überzeugt wurden, als auch ein Gradmesser der Aussagekraft der Ergebnisse. Entsprechend gilt es frühzeitig und umfassend darauf zu achten Müdigkeit in diesem Zusammenhang gar nicht erst aufkommen zu lassen. Und Sie haben viele kleine und eine wenige riesig-große Stellschrauben daran zu arbeiten. Die größte von allen: Nutzen Sie die Ergebnisse Ihrer nächsten Mitarbeiterbefragung sinnvoll und sichtbar!

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