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Mitarbeiterbefragungen in Krisenzeiten

Die aktuelle Situation in unserem Land stellt viele Unternehmen und damit auch deren Führungskräfte vor eine echte Bewährungsprobe. Die COVID19-Situation hat sich unerwartet rasch und unerwartet tiefgreifend eingestellt – mit noch ungewisser Dauer.

Ist es jetzt die richtige Zeit die eigenen Mitarbeiter zu befragen oder geplante MItarbeiterbefragungen durchzuführen? Kommt ganz darauf an wie und mit welchen Fragen!

Unternehmen sind derzeit mit einer Vielzahl an Herausforderungen fokussiert. Da gibt es die „äußeren Herausforderungen“ wie die die allgemeine Wirtschaftslage, gesetzliche Auflagen, Gesundheitsschutz gegen Viren etc. Da gibt es die „innere Herausforderung“ wie die Kommunikation an tlw. ebenso verunsicherte Mitarbeiter, die Aufrechterhaltung der Produktivität in Telearbeit, die Aufrechterhaltung des Mitarbeiterengagements in Umbruchszeiten, die Etablierung von Verhaltensrichtlinien für Kunden- und Mitarbeiterkontakt etc.

Feedback – auch in Schlechtwetterzeiten

Unternehmen stehen derzeit also in gewissen Aspekten stärker denn je in der Herausforderung zu wissen, wie es den eigenen Mitarbeitern geht, mit diesen zu Kommunizieren und in Kontakt zu bleiben. Feedback von der eigenen Belegschaft ist schon in „Schönwetterzeiten“ ein wichtiges Element, um Engagement und Produktivität hochzuhalten. Umso wichtiger ist es nun in „Schlechtwetterzeiten“. Um Menschen ernst zu nehmen, anzuhören und Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Gleichzeitig fehlt es Unternehmen derzeit an Aufmerksamkeit sich Projekten und Initiativen zu widmen, die nicht „Mission Critical“ sind. Ist es daher jetzt die richtige Zeit die eigenen Mitarbeiter zu befragen oder geplante Mitarbeiterbefragungsprojekte wie ursprünglich intendiert durchzuführen? Nun ja: kommt auf die Art der Befragung an!

Was für Befragungen spricht

Aus meiner Sicht erfüllen Mitarbeiterbefragungen unterschiedliche Funktionen für Unternehmen:

  • Die Messfunfunktion, etwas in Zahlen und Kennzahlen abzubilden.
  • Die Evaluationsfunktion, etwas zu bewerten und Lernpotenziale aufzuzeigen.
  • Die Kommunikationsfunktion, Prioritäten und Botschaften zu senden.
  • Die Interventionsfunktion, etwas mit den Ergebnissen zu machen und zu verändern.

Gerade die Kommunikations- und die Interventionsfunktion sind es, die die aktuellen Krisenzeiten umso mehr im Zentrum stehen sollten. Daran ausgerichtet machen Befragungen unter Umständen Sinn. Denn sie können Unternehmen wertvolle Informationen liefern wie es der Belegschaft gerade geht und wie Führungskräfte auf bestehende Bedürfnisse bestmöglich reagieren können. Dies mag bei einem Handelsunternehmen mit 1.000 neuen Personalaufnahmen, einer zwangs-geschlossenen Restaurant-/Hotelkette und einem Produktionsunternehmen in Kurzarbeit aber jeweils ganz anders aussehen.

Was gegen Befragungen spricht

Es gibt faktisch nur wenige Umstände, bei denen ich auch tatsächlich immer von einer Umfrage abraten würde (bspw. tagesaktuelle Kündigungswelle). Meine Grunddevise ist ähnlich wie in asiatischen Kampfkünsten: Die Energie aufnehmen und umleiten. Es ist weniger die Frage OB man eine Umfrage mach sondern eher WELCHE und WIE man diese macht. Oder vielleicht pointiert ausgedrückt: „Es ist nie der perfekte Zeitpunkt. Aber die Methode kann zum Zeitpunkt passend gewählt werden“.

Entsprechend müssen Befragungen von Länge und Inhalt an die aktuelle Situation angepasst werden. Als echte Kommunikations- und Interventionsinstrumente aufgesetzt, sind diese aber fast immer willkommen. Denn sie signalisieren Interesse und Aufmerksamkeit.

Was das falscheste Argumente gegen Befragungen wäre (meiner Ansicht nach), ist eine Angst vor kritischen Ergebnissen oder der Irrtum ist, dass eine Krise zwangsläufig zu negativen Rückmeldungen führen muss. Nein, dies muss es natürlich nicht.

Anpassen bestehender Vorhaben

Sollten Sie derzeit eine umfassende tourliche Mitarbeiterbefragung geplant haben, stehen Sie vermutlich vor der Entscheidung diese wie gehabt durchzuführen oder diese zu verschieben. Bei der Entscheidung für eine Durchführung gilt es v.a. den Themenkatalog nochmals aufmerksam zu prüfen und Anpassungen vorzunehmen. Fragen mit Bezug zur aktuellen Situation sollten aufgenommen, Fragen zu derzeit „nebensächlichen“ Themen ggf. reduziert werden. Dies kann bspw. bedeuten die gesamte Befragung an den aktuellen Bedarfen auszurichten und die Qualität der Kommunikation, Führung auf Distanz, Produktivität im Homeoffice etc. stärker zu gewichten und Fragen zu Employer Branding, Karriereperspektiven etc. entsprechend zu reduzieren.

Generell gilt es Befragung hier vom Aufwand und der Länge her zu reduzieren. Auch muss der gesamte Aufarbeitungsprozess an die aktuelle Situation angepasst werden. Die Ergebnisse müssen in der aktuellen Phase anwendbar sein. Und die Durchlaufgeschwindigkeit der Befragung muss sich drastisch verkürzen um aktuell-relevante Ergebnisse zu bieten.

Pauschale Ratschläge sind immer schwer möglich, ich würde aber generell eher dazu raten von der klassischen Großbefragung in Richtung zielgruppen- und themenspezifischer Kurzbefragungen zu schwenken. Mit Fokus der Intervention auf der Mikroebene (ich und mein Team) und auf der Makroebene für Fachabteilungen (HR, CorpCom,…) bzw. die Unternehmensleitung.

Sollten Sie intern GAR KEINE Kapazitäten und Aufmerksamkeit (im Sinne der Projektplanung und der Ergebnisbetrachtung) haben, rate ich von einer Befragung ab. Denn das Projekt muss immer von jemandem getragen werden. Fehlt diese Voraussetzung, verkommt die Befragung ggf. zum Geisterprojekt. Und auch eine klassische Evaluierung psychischer Belastungen, die ein repräsentatives Abbild Ihrer täglichen Arbeit darstellt, wird weniger zielführend sein. Wenn dann machen Sie es zur Fokusbefragung rund um die aktuellen Belastungsspitzen.

Schaffung von Pulse-Checks und Kurz-Befragungen

Meine generell Empfehlung ist in der aktuellen Situation stärker auf zielgruppen- und themenspezifischer Kurzbefragungen zu setzen. Egal ob Sie es als Stimmungsbarometer, Pulse-Check oder Puls-Befragung bezeichnen wollen – vom Prinzip her ist dies identisch. Es geht darum klare Fokusthemen und ggf. sogar klare Zielgruppen im Befragungsvorhaben zu schärfen. Naheliegend sind:

  • Wahrnehmung der Krisenkommunikation im Unternehmen
  • Produktivität in der Telearbeit
  • Kommunikation in den Teams und mit Führungskräften
  • Gesundheitsschutz in der Arbeit
  • etc.

Durch kurze und themenzentrierte Befragungen wird der Befragungsaufwand drastisch gesenkt und gleichzeitig die direkte Interventionsmöglichkeit und die Relevanz für die Zielgruppe erhöht. Dies kombiniert mit rascher Online-Durchführung und unmittelbarem Online-Reporting  ermöglicht Durchlaufzeiten von wenigen Tagen.

Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren

Seien Sie sich bewusst, dass zu Kommunizieren eine Hauptaufgabe in Krisenzeiten ist und der subjektive Informationsbedarf bei Mitarbeitern groß ist. Zu wissen, wie es Ihren Mitarbeitern geht, hilft in Dialog zu bleiben. Als Anbieter professioneller Befragungslösungen mag man mir vorwerfen, hier einen gefärbten Blick zu haben oder sogar nur den Marketing-Sprech auszupacken. Nein, dass tue ich nicht.

Für mich steht im Zentrum, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern in Dialog bleiben. Wie, ist Ihre Entscheidung.

Hier noch ein paar Optionen:

  • Nutzen Sie professionelle Anbieter wie Great Place to Work, Eucusa, Trigon, Arbeitspsychologie Jakl oder andere. (Gerne auch uns von vieconsult)
  • Nutzen Sie Online-Abstimmungstools wie mentimeter.com oder sli.do.
  • Nutzen Sie Microsoft Applikationen wie Forms oder andere Online-Tools, die einfache Formularabfragen ermöglichen wie smartsheet.com.
  • Nutzen Sie Open Source Befragungstools wie limesurvey.org/de oder jegliche andere Anbieter die tlw. billigste Einstiegspakete biete.
  • Nutzen Sie bestehende Opinion-Polls in Ihrer Intranet-Lösung, Ihrem Sharepoint oder was auch immer Sie sonst haben.

Aber bitte: Bleiben Sie mit Ihren Mitarbeitern in Dialog.



Linktipp

Wir von vieconsult sind davon überzeugt: Wie Sie jetzt als Unternehmen mit Ihren MitarbeiterInnen umgehen und wie sehr Sie in der aktuellen Situation Ihren MitarbeiterInnen und deren Befindlichkeiten zuhören, wird die Beziehung zwischen dem Unternehmen und der Belegschaft sowie das gemeinsame Arbeiten in Zukunft maßgeblich und wohl auch langfristig prägen.

vieconsult hat die Mission die Welt zu einem besseren Arbeitsplatz zu machen. Wir möchten unseren Beitrag auch in herausfordernden, kritischen Phasen leisten und bieten daher für unsere Bestandskunden, NGOs, NPOs und Unternehmen, die besonders hart von der COVID19-Situation getroffen sind, einen kostenlosen Puls-Check an (derzeit begrenzt auf Start bis Mitte April).  Allen anderen Unternehmen können  natürlich auch auf dieses Angebot zugreifen unter Verrechnung des jeweiligen Aufwandes.

Mit Pulse-Check ist eine themenbezogene, kompakte und schnelle Online-Kurzbefragung (5-10 Fragen) gemeint, mit Ergebnissen binnen 24 Stunden. Professionell und DSGVO-konform durchgeführt. Wir haben anlässlich der COVID19-Krise unmittelbar einen Pool von Fragen zusammen mit unseren ArbeitspsychologInnen erstellt, der Ihnen hilft, Stimmungen in Ihrer Belegschaft zu messen und allfällige Probleme zu erkennen:

  • Fragen zu COVID19 und der aktuellen Situation generell
  • Fragen zum Krisenmanagement und -kommunikation in Ihrem Unternehmen
  • Fragen zu Produktivität im Home-Office
  • Fragen zum Gesundheitsschutz in Bezug auf COVID19
  • Fragen zur Führung in räumlicher Distanz
  • Fragen zur Zusammenarbeit mit KollegInnen in räumlicher Distanz
  • Offene Fragen zu Bedarfen und Verbesserungsideen

Nutzen Sie unser Angebot, um Ihrer Belegschaft ein wichtiges Zeichen von echtem Unterstützungsinteresse und Anteilnahme zu senden und aus dem Feedback zu lernen. Wir unterstützen Sie auf Wunsch auch dabei aus den Ergebnissen zu lernen und diese unmittelbar in Ihrer Organisation umzusetzen. Derzeit selbstverständlich auch virtuell über Online-Ergebnispräsentationen, Online-Ergebnisworkshops und Online-Ergebniscoachings.

Lesen Sie mehr in unserem Blog oder kontaktieren Sie mich direkt: gerd.beidernikl@vieconsult.at

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